Datenschutzerklärung

Stand: 13. Juni 2026 · Version 2026-06-13

Diese Erklärung beschreibt, wie Klartext Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet. Sie gilt ab der ersten öffentlichen Bereitstellung. Diese deutsche Fassung ist im Zweifel maßgeblich. Anschaulichere Zusammenfassungen des Datenflusses und der eingesetzten Dienstleister finden Sie auf unseren Seiten Datenfluss und Auftragsverarbeiter.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die hier beschriebene Verarbeitung ist der im Impressum genannte Betreiber. Für datenschutzrechtliche Anliegen nutzen Sie bitte die dort genannten Kontaktdaten.

2. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

• Konto & Anmeldung (E-Mail-Adresse, Passwort nur als sicherer Hash, Bestätigungsstatus) — zur Einrichtung und Sicherung Ihres Kontos. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Profil (Angaben aus dem Onboarding: Stadt, Beschäftigung, Familie, Wohnsituation, Einkommensspanne, Aufenthaltsstatus, Ankunftsdatum) — zur Personalisierung Ihrer Fristen, Anleitungen und Leistungstreffer. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Die Angaben sind freiwillig und jederzeit änderbar.
• Gescannte Briefe (die hochgeladenen Bilder/PDFs und die erzeugte strukturierte Erläuterung) — zur Auswertung und Archivierung für Sie. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Die Übermittlung des Inhalts an unseren KI-Anbieter zur Auswertung ist Teil dieser Leistung (siehe §4).
• Kalender, Verfahrensfortschritt, Leistungstreffer — zur Bereitstellung der Kernfunktionen. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Transaktions-E-Mails + Versandprotokoll (Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Fristerinnerungen, Übersichten) — zum Betrieb des Dienstes und zum Nachweis des Versands. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b); Erinnerungen sind abschaltbar.
• Sicherheit & Missbrauchsabwehr (Ratenbegrenzung, Upload-Prüfung, Schadsoftware-Scan der Uploads) — Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Einwilligungsnachweise (Zeitpunkt und Version der akzeptierten Erklärung, die einmalige Bestätigung der KI-Verarbeitung) — Rechtsgrundlage: Rechenschaftspflicht/rechtliche Verpflichtung (Art. 5 Abs. 2, Art. 6 Abs. 1 lit. c).

3. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen wenige Auftragsverarbeiter ein, die in unserem Auftrag und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen tätig sind: unseren KI-Anbieter (Anthropic) zur Brief-Auswertung, einen E-Mail-Dienstleister für Transaktions-E-Mails sowie einen Hosting-Anbieter für Server und Speicher. Die aktuelle Liste mit Rolle und Standort finden Sie auf der Seite Auftragsverarbeiter. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und setzen keine Werbe- oder Analyse-Tracker Dritter ein.

4. Übermittlung in ein Drittland (USA)

Zur Auswertung eines Briefes wird dessen Inhalt an Anthropic übermittelt und dort in den USA verarbeitet. Diese Drittlandübermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der EU sowie die Selbstzertifizierung von Anthropic unter dem EU–US Data Privacy Framework abgesichert (Art. 44–46 DSGVO). Nach diesen Bedingungen verarbeitet Anthropic den Inhalt nur zur Rückgabe der Erläuterung, trainiert seine Modelle nicht damit und löscht Ein- und Ausgaben innerhalb von etwa 30 Tagen. Wir beschönigen das nicht: Dies ist der einzige Schritt, bei dem Ihre Daten die EU verlassen. Siehe Datenfluss.

5. Speicherdauer

• Konto & Profil: bis zur Löschung Ihres Kontos.
• Gescannte Briefe: bis Sie den Scan oder Ihr Konto löschen — oder früher, wenn Sie unter Einstellungen → Privatsphäre & Daten ein automatisches Löschen (30 / 90 / 365 Tage) einstellen.
• E-Mail-Versandprotokoll: bis zur Kontolöschung.
• Bei unserem KI-Anbieter: etwa 30 Tage, danach Löschung (siehe §4).

6. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15) — sowie eine Kopie im portablen Format unter Einstellungen → Ihre Daten.
• Berichtigung (Art. 16) — Profil und Kontodaten jederzeit in den Einstellungen änderbar.
• Löschung (Art. 17) — einzelne Scans oder das gesamte Konto; die Kontolöschung löscht Ihre Daten vollständig.
• Einschränkung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) — der oben genannte Export.
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit, ohne Wirkung auf die bisherige Verarbeitung.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), z. B. der Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes.

Tarif- oder Abostatus sperrt nie den Zugang zu Ihren eigenen Daten: Ihr Archiv bleibt unabhängig vom Tarif lesbar, exportierbar und löschbar.

7. Cookies

Wir setzen ein einziges, unbedingt erforderliches Sitzungs-Cookie, um Sie angemeldet zu halten. Es ist für einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst (die Anmeldung) technisch erforderlich und bedarf daher nach § 25 Abs. 2 TDDDG keiner Einwilligung. Wir verwenden keine Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies.

8. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung Ihnen gegenüber (Art. 22 DSGVO). Die KI-Auswertung eines Briefes ist eine Information darüber, was der Brief sagt; sie entscheidet nicht über Ihren Fall, und jede angezeigte Frist ist ein Vorschlag, den Sie selbst bestätigen.

9. Keine Rechts- oder Steuerberatung

Klartext erklärt, was amtliche Briefe sagen, und verfolgt die darin genannten Fristen. Es nimmt keine Bewertung Ihres Einzelfalls vor. Wenden Sie sich dafür an eine Rechtsanwältin/einen Rechtsanwalt oder eine Steuerberaterin/einen Steuerberater bzw. an eine geeignete Beratungsstelle (z. B. Mieterverein, Sozialverband).

10. Daten Dritter in Briefen

Briefe können personenbezogene Daten anderer Personen enthalten. Laden Sie bitte nur das hoch, was erklärt werden soll, und nutzen Sie die Aufbewahrungseinstellungen, um die Speicherdauer zu begrenzen.

Diese Erklärung sowie das Format der Brief-Auswertung (RDG/StBerG) werden vor dem öffentlichen Start anwaltlich geprüft. Wesentliche Änderungen erhöhen die oben genannte Version und werden bei der nächsten Anmeldung erneut bestätigt.